Perché acquistare un costoso strumento di gestione delle presenze per la tua startup se puoi tenere traccia delle presenze del team in Excel? Sì! Puoi creare facilmente un rilevatore di presenze in Excel. In questo articolo impareremo come farlo.
Passaggio 1: crea 12 fogli per ogni mese in una cartella di lavoro
Se prevedi di tenere traccia delle presenze per un anno, dovrai creare il foglio di ogni mese in Excel.
Passaggio 2: aggiungi colonne per ogni data nel foglio di ogni mese.
Ora crea una tabella che contenga i nomi dei tuoi compagni di squadra, una colonna per i totali e 30 colonne (o numero di giorni al mese) con data e giorno della settimana come intestazioni di colonna.
Per ottenere il nome del giorno della settimana puoi cercare il calendario oppure puoi usare la formula per copiarlo nel resto delle celle.
| =TESTO(data,"gg") |
Puoi leggere a riguardo qui.
Formatta i fine settimana e le festività in scuro e riempili con valori fissi come Fine settimana/vacanze come mostrato nell'immagine qui sotto.
Fai lo stesso per ogni foglio.
Passaggio 3. Correggere i possibili input utilizzando la convalida dei dati per ogni cella aperta.
Ora tutti possono inserire la loro presenza nel foglio ma possono inserire un testo casuale. Alcuni possono scrivere P per presente, o Presente, o per, ecc. L'uniformità dei dati è obbligatoria in qualsiasi sistema di gestione delle presenze.
Per consentire agli utenti di scrivere solo P o A rispettivamente per presente e assente, possiamo utilizzare la convalida dei dati.
Seleziona una cella qualsiasi, vai ai dati nella barra multifunzione e fai clic su convalida dati. Seleziona l'elenco dalle opzioni e scrivi A, P nella casella di testo.
Premi OK.
Copia questa convalida per l'intero intervallo di dati aperto (intervallo aperto significa cella in cui l'utente può inserire valori).
Passaggio 3: blocca tutte le celle tranne dove è necessario inserire la presenza.
Seleziona data una colonna data. Ad esempio, seleziona 1-gen. In questo momento fai clic sull'intervallo selezionato e vai alla formattazione della cella. Vai alla protezione. Deseleziona la casella di controllo bloccata. Premi OK. Ora copia questo intervallo in tutti gli intervalli di date aperti.
Ciò consentirà l'ingresso in queste celle solo quando proteggiamo i fogli di lavoro utilizzando il menu di protezione dei fogli di lavoro. In questo modo le tue formule, i tuoi formati rimarranno intatti e gli utenti potranno solo modificare la loro presenza.
Passaggio 4: calcola i giorni attuali dei compagni di squadra
Allora come calcoli i giorni nostri? Ebbene ognuno ha le proprie formule per il calcolo delle presenze. Discuterò il mio qui. È possibile apportare modifiche in base ai requisiti del foglio presenze.
Conto il numero totale dei giorni presenti come i giorni totali in un mese, meno il numero dei giorni di assenza. Ciò manterrà le vacanze e i fine settimana sotto controllo. Verranno automaticamente conteggiati come giorni lavorativi.
Quindi la formula excel per contare i giorni attuali sarà come:
| =COUNT(date)-COUNTIF(intervallo_presenze, "A") |
Questo per impostazione predefinita manterrà tutti presenti per l'intero mese fino a quando non li avrai contrassegnati come assenti sul foglio.
Nell'esempio la formula è:
| =COUNT($C$2:$AG$2)-COUNTIF(C3:AG3,"A") |
Ho scritto questa formula nella cella B3 e poi l'ho copiata. Puoi vedere che 27 giorni sono mostrati come regalo. Anche se non ho riempito tutte le celle di presenza. Puoi tenerlo in questo modo se vuoi che siano presenti per impostazione predefinita. O se vuoi che siano assenti per impostazione predefinita, controlla tutte le celle come assenti. Ciò manterrà solo il conteggio dei giorni presenti nel calcolo attuale.
Passaggio 5: proteggere il foglio
Ora che abbiamo fatto tutto su questo foglio. Proteggiamolo in modo che nessuno possa alterare la formula o la formattazione sul foglio.
Vai alla scheda Revisione nella barra multifunzione. Trova il menu Proteggi foglio. Cliccaci sopra. Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà i permessi che vuoi dare agli utenti. Seleziona tutte le autorizzazioni che desideri concedere. Voglio solo che l'utente sia in grado di riempire le presenze con nient'altro. Quindi lo terrò così com'è.
Dovresti usare una password che puoi ricordare facilmente. Altrimenti, chiunque può sbloccarlo e modificare la cartella di lavoro delle presenze.
Ora, se provi a modificare le celle non presenti, Excel non ti consentirà di farlo. Tuttavia, puoi modificare le celle di presenza poiché le abbiamo non protette.
Passaggio 6: eseguire la procedura sopra per tutti i fogli del mese
Fai la stessa cosa per ogni foglio del mese. Il modo migliore è copiare lo stesso foglio e ricavarne 12 fogli. Annulla la protezione e apporta le modifiche necessarie, quindi proteggili nuovamente.
Preparare il foglio presenze del Master
Sebbene abbiamo tutti i fogli pronti per essere utilizzati per la compilazione delle presenze, non abbiamo un posto dove monitorarli tutti.
L'amministrazione vorrebbe vedere tutte le presenze in un unico luogo anziché su fogli diversi. Dobbiamo creare un foglio presenze master.
Passaggio 7: preparare la tabella principale per monitorare la partecipazione in un unico posto in Excel
Per questo, prepara una tabella che contenga il nome dei compagni di squadra come intestazioni di riga e il nome del mese come intestazioni di colonna. Vedi l'immagine qui sotto.
Passaggio 7: ricerca della presenza del team da ogni foglio mensile
Per cercare le presenze dal foglio possiamo avere una semplice formula CERCA.VERT ma poi dovremo farlo 12 volte per ogni foglio. Ma sai che possiamo avere una formula da cercare da più fogli.
Usa questa formula nella cella C3 e copia nel resto dei fogli.
| =CERCA.VERT($A3,INDIRETTO(C$2&"!$A$3:$B$12"),2,0) |
Poiché sappiamo che tutti i fogli hanno una presenza totale nell'intervallo B3: B12, utilizziamo la funzione INDIRETTO per recuperare i valori da più fogli. Quando copi questa formula a destra, cerca i valori nei fogli di febbraio.
Attenzione: assicurati che i nomi dei fogli e le intestazioni delle colonne nel master siano gli stessi altrimenti questa formula non funzionerà.
Passaggio 8: utilizzare la funzione Somma per ottenere tutti i giorni presenti dell'anno di un compagno di squadra.
Questo è facoltativo. Se vuoi puoi calcolare i giorni presenti totali dei tuoi dipendenti durante tutto l'anno semplicemente usando la formula della somma.
E questo è tutto. Abbiamo pronto il nostro sistema di gestione delle presenze Excel. Puoi modificarlo secondo le tue esigenze. Usalo per il calcolo dello stipendio, il calcolo degli incentivi o qualsiasi altra cosa. Questo strumento non ti deluderà.
È possibile apportare modifiche per calcolare separatamente le festività e i fine settimana in ogni foglio. Quindi sottrarli dal totale dei giorni attuali, per calcolare i giorni lavorativi totali. Puoi anche includere L per ferie nell'elenco a discesa per contrassegnare le ferie dei dipendenti.
Quindi sì ragazzi, ecco come potete creare un sistema di gestione delle presenze excel per la vostra startup. È economico e altamente flessibile. Spero che questo tutorial ti aiuti a creare la tua cartella di lavoro Excel per le presenze. Se avete domande fatemelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
Ricerca da tabelle di variabili utilizzando INDIRETTO: Per cercare da una variabile di tabella in Excel, possiamo usare la funzione INDIRETTO. La funzione INDIRETTO prenderà l'intervallo di testo e lo convertirà nell'intervallo di presenze effettivo.
Usa INDEX e MATCH per cercare il valore: La formula INDEX-MATCH viene utilizzata per cercare in modo dinamico e preciso un valore in una determinata tabella. Questa è un'alternativa alla funzione CERCA.VERT e supera le carenze della funzione CERCA.VERT.
Usa CERCA.VERT da due o più tabelle di ricerca | Per cercare da più tabelle possiamo adottare un approccio IFERROR. Per cercare da più tabelle, l'errore viene considerato un interruttore per la tabella successiva. Un altro metodo può essere un approccio If.
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