In questo articolo, impareremo come creare un elenco a discesa dinamico in Microsoft Excel.
Come sappiamo, la funzione di convalida dei dati migliora l'efficienza dell'immissione dei dati in excel e riduce gli errori e gli errori di battitura. Viene utilizzato per limitare l'utente per il tipo di dati che possono essere inseriti nell'intervallo. In caso di qualsiasi immissione non valida, mostra un messaggio e consente all'utente di inserire i dati in base alla condizione specificata.
Ma un elenco a discesa dinamico in Excel è un modo più conveniente per selezionare i dati, senza apportare modifiche all'origine. In altre parole, supponiamo che aggiornerai frequentemente l'elenco che hai inserito nell'elenco a discesa. E stai pensando che se apporti modifiche all'elenco, devi modificare la convalida dei dati ogni volta per ottenere l'elenco a discesa aggiornato.
Ma è qui che entra in gioco il menu a discesa dinamico ed è l'opzione migliore per selezionare i dati senza apportare modifiche alla convalida dei dati. È molto simile alla normale convalida dei dati. Tuttavia, quando si aggiorna l'elenco, l'elenco a discesa dinamico cambia per adattarsi a tale azione, mentre l'elenco a discesa normale no.
Quindi, facciamo un esempio e capiamo come creiamo un elenco a discesa dinamico: -
Abbiamo un elenco di prodotti nella colonna A e avremo l'elenco a discesa dinamico dei prodotti nella cella D9.
Nome tabella con funzione indiretta
Innanzitutto, creeremo una tabella; segui i passaggi indicati di seguito:-
- Seleziona l'intervallo A8: A16
- Vai a Inserisci scheda e quindi fai clic su Tabella
- Dopo aver fatto clic sull'opzione "Tabella", viene visualizzata una finestra Tabella
- Quindi seleziona l'intervallo per il quale vogliamo inserire la tabella A8: A17
- Fare clic su OK
- Ora clicchiamo su OK
- Puoi vedere che questo intervallo è stato convertito in tabella e che l'intestazione di questa tabella ha anche l'opzione a discesa del filtro
Nota: - Se aggiungiamo un prodotto o un articolo in fondo all'elenco, la tabella si espanderà automaticamente per incorporare i nuovi prodotti o articoli.
Ora creiamo l'elenco a discesa dinamico nella cella D9, segui i passaggi indicati di seguito:-
- Seleziona la cella D9
- Aprire la finestra di dialogo Convalida dati, premendo il tasto ALT+D+L
- Nell'elenco a discesa Consenti, seleziona Elenco
- E quindi inserisci questa funzione = INDIRETTO ("Tabella1") nella scheda sorgente
- Fare clic su OK
Nota: - Quando clicchiamo su OK, in Excel, si apre una finestra che dice che c'è qualcosa di sbagliato nell'input. Questo perché Excel non accetta alcuna tabella autoespandibile direttamente nella convalida dei dati.
Ora aggiungi nuovi prodotti, nell'elenco dei prodotti.
Possiamo vedere nell'immagine sopra che il nuovo prodotto aggiunto viene visualizzato nell'elenco a discesa.
2ns Esempio:-
In questo esempio, impareremo come assegnare il nome della tabella come nome con intervallo
Abbiamo già il nome della tabella ma qui dobbiamo definire il nome di questa tabella per ottenere l'elenco a discesa dinamico; seguire i passaggi indicati di seguito: -
- Seleziona la cella D10
- Vai all'intervallo della tabella e, tranne l'intestazione, selezioniamo l'intervallo dal primo prodotto all'ultimo prodotto
- Vai alla casella del nome e digita il nome breve "tablerange", premi Invio
- Dopo aver premuto invio, non vediamo nulla è cambiato nella casella del nome
- Fare clic sull'opzione dell'elenco a discesa per vedere tutti gli intervalli denominati disponibili
- Nell'elenco a discesa, possiamo vedere anche il nome, che abbiamo appena definito per questa tabella
- Ora andiamo a Convalida dati e in "Source", inseriamo "tablerange"
Nota: - Se non ricordi quale nome hai dato a quell'intervallo, puoi premere il tasto F3 e verrà visualizzata una finestra per suggerirti tutti gli intervalli denominati disponibili.
- Ora vai alla scheda "Inserisci messaggio" e nel titolo digitiamo "Seleziona prodotto", quindi nel corpo del messaggio scriviamo "Seleziona il tuo prodotto dall'elenco"
- Ora, vai alla scheda "Avviso di errore", e lì nel titolo, scriviamo "Prodotto non valido" e nel messaggio di errore, digitiamo "Hai inserito un prodotto sbagliato
- Fare clic su OK
- Cella D10 contenente il messaggio di input insieme all'elenco a discesa
- Ora, quando aggiungiamo un prodotto nell'elenco, apparirà automaticamente nell'elenco a discesa
Ma cosa succede quando saltiamo una cella dopo l'ultima cella e poi aggiungiamo un nuovo prodotto o articolo? Puoi vedere, questa volta la gamma della tabella non è stata ampliata e, in effetti, il prodotto appena aggiunto è in formato generale. Quindi, verrà visualizzato nell'elenco a discesa o no? Per verificarlo, quando andiamo alla cella D10 e controlliamo l'elenco a discesa, possiamo vedere lo stesso vecchio elenco a discesa senza nuovi prodotti. È perché l'intervallo della tabella non ha trovato nulla dopo l'ultima cella e quindi l'intervallo non si è esaurito.
3rd Esempio:-
Nei prossimi due metodi, impareremo come rendere più dinamico il nostro elenco a discesa utilizzando la funzione OFFSET e COUNTA.
Segui i passaggi indicati di seguito:-
- Seleziona la cella D11 e premi ALT + D + L
- Si aprirà la finestra di dialogo Convalida dati
- Ora seleziona l'elenco nell'opzione "Consenti"
- Quindi nell'opzione Origine, inserisci la formula seguente: -
=OFFSET($A$9,0,0,COUNTA($A:$A),1)
Spiegazione della formula:- Abbiamo selezionato A9, che è il primo prodotto della gamma, quindi digitiamo 0 sul 2ns argomento in quanto non vogliamo spostare la riga dal punto di partenza; poi di nuovo 0 nel 3rd argomento poiché qui non vogliamo alcuna modifica nel numero di colonne e dal punto di partenza. E poi abbiamo inserito la funzione CONTA.VALORI e abbiamo selezionato l'intera colonna A. Questo argomento controllerà l'altezza in numero di righe per restituire il conteggio non vuoto. Espanderà l'intervallo quando vengono apportate modifiche all'intervallo.
E l'ultimo argomento "Larghezza" è un argomento facoltativo. È la larghezza in numero di colonne. Possiamo saltarlo o possiamo digitare 1 qui per ora. Se saltiamo, per impostazione predefinita, considererà la larghezza dell'intervallo restituito che abbiamo fornito nell'argomento e quindi chiudiamo le parentesi.
- Dopo aver fatto clic su OK, possiamo vedere un elenco a discesa nella cella D11
- Mostra l'elenco compreso lo spazio vuoto e quindi i prodotti che abbiamo aggiunto
4ns Esempio:-
In questo esempio, useremo la funzione per definire il nome.
Per definire il nome dell'intervallo, seguire i passaggi indicati di seguito:-
- Premi CTRL + F3, apparirà la finestra di dialogo Gestione nomi
- Fare clic su Nuovo
- Definisci il nome dell'intervallo "ProdName" e inserisci la formula seguente: -
=OFFSET('Elenco a discesa dinamico con DV'!$A$9,0,0,COUNTA('Elenco a discesa dinamico con DV'!$A:$A))
- Fare clic su OK
- Apri la finestra di dialogo Convalida dati premendo il tasto Alt + D + L
- Seleziona Elenco nell'elenco a discesa Consenti
- Inserisci =ProdName nella scheda Origine
- Fare clic su OK
- Ora, se aggiungiamo qualcosa nell'elenco, lo stesso apparirà nell'elenco
Quindi, è così che puoi ottenere l'elenco dinamico per qualsiasi prodotto o articolo con metodi diversi utilizzando la convalida dei dati. È tutto per ora. Nel prossimo video di questa serie, spiegheremo come creare l'elenco a discesa dipendente con metodi diversi in Excel.
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